Mục lục:
Hiệp hội chủ nhà (HOA) là một tổ chức chịu trách nhiệm bảo trì và bảo trì chung các khu vực chung trong một phân khu dân cư. HOA có thể được điều hành bởi một công ty quản lý hoặc nhà phát triển bất động sản nhưng thường được chuyển cho cư dân sau khi quá trình phát triển hoàn tất. An HOA được yêu cầu giữ sổ sách kế toán phản ánh chính xác các khoản phí đã thu, loại chi phí nào phát sinh, hiển thị số dư dự trữ cho các dự án đặc biệt và các hạng mục khác. Một hệ thống kế toán cơ bản có thể được thực hiện mà không gặp quá nhiều khó khăn.
Bậc thang
Mua phần mềm kế toán phù hợp với HOA nếu bạn chưa sở hữu phần mềm. Bạn không phải sử dụng phần mềm HOA cụ thể nếu bạn đã sở hữu phần mềm kế toán khác. Quản lý chung cư và TOPS là các nhà cung cấp phần mềm chuyên về nhu cầu kế toán HOA, trong khi Quickbooks là phần mềm tài chính chung có thể được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu kế toán HOA cơ bản. Hoàn thành hướng dẫn và đọc hướng dẫn được cung cấp cùng với phần mềm bạn mua để hiểu cách thiết lập HOA của bạn trong hệ thống.
Bậc thang
Đảm bảo bạn có một sự hiểu biết vững chắc về các yêu cầu kế toán HOA. Hiệp hội các chủ nhà ở California là một nguồn tốt để tìm hiểu thêm về các yêu cầu HOA cơ bản.
Bậc thang
Thiết lập quy ước đặt tên nhất quán cho số tài khoản của bạn trước khi bạn bắt đầu nhập chúng. Chẳng hạn, bạn có thể quyết định rằng tất cả tài khoản tài sản sẽ bắt đầu bằng số "1," tài khoản trách nhiệm "2," tài khoản doanh thu "3," tài khoản chi phí "4" và tài khoản vốn chủ sở hữu "5."
Bậc thang
Tạo các tài khoản bạn sẽ sử dụng trong hệ thống phần mềm. Các tài khoản tài sản cơ bản bạn sẽ cần là Tiền mặt, Kiểm tra, Tài khoản phải thu, Chi phí trả chậm và Tài sản cố định. Đối với các tài khoản trách nhiệm pháp lý, bạn sẽ cần Tài khoản phải trả, Doanh thu trả chậm và Cho vay. Tài khoản doanh thu sẽ bao gồm Phí và Thu nhập lãi. Tài khoản cho hầu hết các chi phí sẽ là Tiện ích, Bảo hiểm, Bảo trì, Giám sát, Tiền lãi, Phí, Thuế và Chi phí Dự trữ. Cuối cùng, Thu nhập giữ lại và Dự trữ sẽ bao gồm các tài khoản vốn chủ sở hữu. Mỗi HOA đều có nhu cầu cụ thể, nhưng danh sách tài khoản này cung cấp cơ sở vững chắc để bắt đầu tham gia giao dịch và có thể được thực hiện bằng bất kỳ phần mềm kế toán tài chính HOA hoặc chung nào.
Bậc thang
Tạo mục nhập số dư mở trong hệ thống phần mềm mới của bạn. Mục này được thực hiện trước khi thực hiện tiêu chuẩn, mục hàng ngày của bạn di chuyển về phía trước. Mục này không nên bao gồm bất kỳ tài khoản doanh thu hoặc chi phí. Chẳng hạn, nếu HOA có 1.000 đô la trong ngân hàng từ các khoản phí của chủ nhà trước đó, mục nhập sẽ chỉ là một khoản ghi nợ để Kiểm tra 1.000 đô la và tín dụng cho Thu nhập giữ lại cho 1.000 đô la. Tại thời điểm này, bạn có một bảng cân đối mở và sẵn sàng để tiến tới ghi lại hoạt động hàng ngày.
Bậc thang
Nhập số ngân sách của bạn cho mỗi tài khoản doanh thu và chi phí. Phương pháp thiết lập số ngân sách sẽ phụ thuộc vào phần mềm bạn đang sử dụng. Ngân sách thường yêu cầu thiết lập một sổ cái riêng biệt từ sổ cái bạn sử dụng để ghi lại hoạt động hàng ngày của HOA. Đọc phần tương ứng của sổ tay phần mềm của bạn để hiểu chi tiết cụ thể về việc tạo ngân sách trong hệ thống phần mềm của bạn.
Bậc thang
Tìm hiểu để chạy các báo cáo cơ bản được phân phối với phần mềm của bạn. Các báo cáo cơ bản nhất là Bảng cân đối, Báo cáo thu nhập, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Ngân sách so với thực tế. Chúng nên được phân phối với bất kỳ phần mềm tài chính nào bạn sử dụng.