Mục lục:
Khi bạn không nhận được dịch vụ mà bạn muốn hoặc mong đợi từ một công ty, bạn có thể phải nộp đơn khiếu nại dịch vụ khách hàng. Đôi khi đây là cách duy nhất của bạn để giải quyết vấn đề. Nếu bạn đã nói chuyện với đại diện, nhân viên thu ngân, phóng viên và giám sát viên của công ty nhưng không có kết quả, việc nộp đơn khiếu nại chính thức có thể khiến vấn đề của bạn được khắc phục một cách nhanh chóng. Khi bạn sẵn sàng nộp đơn khiếu nại, bạn có thể phải thu thập một số thông tin và làm theo các bước và quy trình chính xác. Các công ty khác nhau có các thủ tục khác nhau để nộp đơn khiếu nại.
Bậc thang
Gọi cho công ty bạn đang nộp đơn khiếu nại và yêu cầu họ làm thủ tục nộp đơn khiếu nại dịch vụ khách hàng. Một số công ty cho phép bạn nộp đơn khiếu nại trực tuyến và các công ty khác sẽ muốn bạn gửi khiếu nại bằng văn bản. Làm theo hướng dẫn của họ để thư. Nếu khiếu nại dịch vụ khách hàng của bạn cần được viết, hãy lấy địa chỉ chính xác cho bộ phận nơi cần đến. Tìm hiểu xem thư của bạn nên được gửi đến bất cứ ai cụ thể hoặc chỉ một bộ phận.
Bậc thang
Thu thập tất cả các thông tin của bạn. Bạn có thể cần tên của người bạn đã nói chuyện, nếu anh ấy hoặc cô ấy là nguyên nhân của khiếu nại của bạn. Lấy tên của tất cả những người bạn đã nói chuyện, bao gồm cả người giám sát. Viết tên của bộ phận cũng như số điện thoại của bộ phận. Nếu bạn biết ngày và giờ bạn đã nói chuyện với các cá nhân, hãy đưa chúng vào tài liệu của bạn. Đôi khi bạn có thể dành vài ngày để nói chuyện với những người khác nhau để cố gắng giải quyết cuộc gọi dịch vụ. Viết ra bất kỳ chi tiết nào khác mà bạn có thể nghĩ về khiếu nại dịch vụ khách hàng của bạn.
Bậc thang
Viết thư của bạn. Khi bạn viết thư, hãy chắc chắn rằng bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Viết ra thứ tự mà mọi thứ diễn ra và thứ tự mà bạn đã nói với một số cá nhân. Bạn cũng cần giải thích chi tiết về khiếu nại của bạn. Cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt. Bao gồm các bước bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề. Giải thích tại sao công ty nên thực hiện các bước cần thiết để khắc phục tình trạng của bạn. Hãy cho công ty biết bạn sẽ mong đợi được nghe từ họ trong tương lai rất gần.
Bậc thang
Gửi thư của bạn. Bao gồm với thư của bạn bất kỳ bản sao của bất kỳ tài liệu nào sẽ giúp trường hợp của bạn. Giữ một bản sao của thư của bạn cho hồ sơ của bạn. Công ty sẽ quay lại với bạn trong một khoảng thời gian hợp lý. Cho phép họ 10 đến 15 ngày để trả lời. Bạn có thể muốn gửi một bản sao thư của mình cho mọi người mà bạn đã nói chuyện, hoặc, ít nhất, người giám sát trong bộ phận liên quan.
Bậc thang
Theo dõi với các cơ quan thích hợp. Nếu bạn thấy rằng bạn không thể giải quyết vấn đề của mình, bạn có thể cần liên hệ với Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC), Văn phòng kinh doanh tốt hơn, cơ quan báo cáo tín dụng hoặc thậm chí là văn phòng của Tổng chưởng lý. Họ cũng sẽ có các thủ tục riêng để đăng ký khiếu nại.