Mục lục:
- Chuẩn bị cho mình để viết
- Xác định chính mình
- Nói rõ doanh nghiệp của bạn
- Hãy lịch sự, ngay cả khi bạn đang phàn nàn
- Đọc lại thư của bạn và xác nhận địa chỉ
- Cân nhắc sử dụng thư được chứng nhận
Viết một lá thư thích hợp cho chủ nhà của bạn không khác nhiều so với viết các loại thư kinh doanh khác. Thư của bạn nên giao tiếp, theo cách văn minh và lịch sự, mối quan tâm của bạn và nghị quyết của bạn. Một lá thư được viết tốt có thể đi một chặng đường dài trong việc giải quyết bất kỳ vấn đề nào bạn có thể có với chủ nhà và thậm chí có thể cải thiện mối quan hệ của bạn.
Chuẩn bị cho mình để viết
Viết một lá thư quan trọng cho ai đó đòi hỏi phải chuẩn bị trước. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có mối quan hệ đối kháng với chủ nhà hoặc bạn đang phàn nàn về một vấn đề nghiêm trọng, chưa được giải quyết. Không bao giờ viết khi bạn tức giận. Đợi đến khi bạn bình tĩnh trước khi viết. Nếu bạn đang viết về một vấn đề được nêu trong hợp đồng thuê nhà của bạn hoặc luật của chủ nhà, hãy xem lại cả hai trước khi viết. Thư của bạn sẽ có sức thuyết phục hơn nếu bạn có thể trích dẫn các đạo luật pháp lý hoặc các điều khoản cho thuê để biện minh cho các yêu cầu của bạn.
Xác định chính mình
Hãy chắc chắn rằng chủ nhà của bạn biết người mà anh ấy nghe thấy bằng cách bao gồm tên và địa chỉ của bạn trong thư của bạn. Nếu bạn đang ở trong một tòa nhà hoặc khu phức hợp có tên, hãy sử dụng nó. Nếu bạn muốn có phản hồi nhanh từ chủ nhà, hãy bao gồm số điện thoại và địa chỉ email của bạn và cho chủ nhà biết khi nào là thời điểm tốt nhất để gọi cho bạn.
Nói rõ doanh nghiệp của bạn
Giải thích rõ ràng mục đích của bức thư và hành động nào, nếu có, bạn muốn chủ nhà của bạn thực hiện. Nếu bạn đang yêu cầu sửa chữa, hãy nêu điều này trong thư của bạn và cho chủ nhà của bạn biết khi nào sẽ là thời điểm tốt để sắp xếp một chuyến thăm bảo trì. Nếu bạn đang thông báo cho chủ nhà rằng bạn sẽ không gia hạn hợp đồng thuê nhà, hãy giải thích điều này trong vài câu đầu tiên, sau đó thông báo cho chủ nhà về ngày chuyển đi và địa chỉ mới của bạn để anh ấy biết nơi gửi tiền của bạn.
Hãy lịch sự, ngay cả khi bạn đang phàn nàn
Thật dễ dàng để thất vọng với một chủ nhà bỏ qua các yêu cầu sửa chữa lặp đi lặp lại hoặc từ chối đối phó với hàng xóm ồn ào. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải lịch sự và hợp lý. Chủ nhà của bạn có thể coi sự thô lỗ hoặc mỉa mai là biện minh cho việc bỏ qua thư của bạn hoặc thậm chí không gia hạn hợp đồng thuê nhà của bạn. Thực hiện phương pháp "chỉ là sự thật" khi giải quyết mối quan tâm của bạn và yêu cầu giải quyết.
Đọc lại thư của bạn và xác nhận địa chỉ
Lỗi chính tả và dấu câu làm hỏng uy tín của thư của bạn. Xem lại thư của bạn và đọc to để đảm bảo rằng nó chảy tốt. Yêu cầu một người bạn hoặc thành viên gia đình đọc bức thư. Cô ấy có thể phát hiện ra những lỗi mà bạn đã bỏ lỡ và cung cấp cho bạn thông tin phản hồi về sự rõ ràng và giọng điệu của bức thư của bạn.
Cân nhắc sử dụng thư được chứng nhận
Thư được chứng nhận cung cấp cho bạn bằng chứng gửi thư và bằng chứng giao hàng hoặc giao hàng đã cố gắng. Có bằng chứng về thông tin liên lạc của bạn có thể hữu ích nếu tình hình leo thang. Ở một số nơi, bạn phải sử dụng thư được chứng nhận khi gửi một số loại thư nhất định cho chủ nhà. Ví dụ, ở Maryland, một người thuê nhà có quyền có mặt trong cuộc kiểm tra chuyển nhà của chủ nhà nếu anh ta thông báo cho chủ nhà về địa chỉ mới của mình qua thư được chứng nhận 15 ngày trước khi chuyển đi.