Mục lục:
Các hệ thống hồ sơ đất đai được áp dụng trên khắp Hoa Kỳ để theo dõi quyền sở hữu tài sản, thuế tài sản và các vấn đề liên quan khác. Nói chung, các nhiệm vụ này được chia cho các quận, dưới sự kiểm soát của người ghi chép chứng thư quận, thư ký tòa án hoặc đăng ký. Khi các tài liệu tài sản chính thức, chẳng hạn như các hành động cấp, được nộp cho quan chức quận để được ghi lại, quận sẽ lưu tài liệu bằng hệ thống cụ thể của nó. Một số quận chọn sử dụng số nhạc cụ làm phương pháp lưu giữ hồ sơ.
Cấp chứng thư
Cấp chứng thư thường được sử dụng ở tiểu bang California khi tài sản được bán. Loại chứng thư này tương tự như chứng thư bảo hành. Chứng thư bảo hành cung cấp cho người mua, hoặc người được cấp, với kiến thức rằng họ đang nhận được tài sản không có tài sản thế chấp kèm theo và không ai khác có thể yêu cầu quyền sở hữu. Chứng thư bảo hành cũng nêu rõ rằng người bán hoặc người cấp, sẽ cung cấp trợ giúp pháp lý cho người được cấp nếu yêu cầu bồi thường đối với tài sản không phát sinh trong tương lai. Chứng thư cấp thường không mang bảo hành này.
Tính năng, đặc điểm
Luật pháp tiểu bang và quận yêu cầu các hành động cấp phép bao gồm một số thông tin nhất định để chúng được coi là hợp lệ và có thể ghi lại được. Ở California, tên của người cấp và người được cấp phải được liệt kê và viết đúng chính tả. Một địa chỉ trả lại phải được liệt kê để máy ghi âm trả lại tài liệu. Kích thước giấy tiêu chuẩn là 8,5 x 11 inch. Kích thước giấy lớn hơn được tính thêm phí ghi âm. Tài liệu được gửi để ghi phải có chữ ký gốc. Các chữ ký phải được công nhận bởi một công chứng viên sử dụng mẫu xác nhận tất cả các mục đích tiêu chuẩn của California. Một sự thay đổi sơ bộ của mẫu báo cáo sở hữu có thể cần phải được hoàn thành trong một số trường hợp.
ghi âm
Khi chứng thư hoàn thành, nó có thể được trình bày cho máy ghi âm của quận. Mỗi quận đánh giá một khoản phí ghi âm, sẽ khác nhau. Đảm bảo mang séc hoặc tiền mặt với số tiền chính xác đến văn phòng của người ghi. Nếu thuế chuyển nhượng được áp dụng, chúng cũng đến hạn vào thời điểm này. Máy ghi âm xem xét tài liệu cho chính xác và kiểm tra số tiền còn nợ. Nếu mọi thứ đều chính xác, tài liệu được gửi để ghi lại.
Số dụng cụ
Nhiều quận sử dụng số công cụ, hoặc số tài liệu, để tổ chức các hành động và tài liệu tài sản được lưu trong hồ sơ. Hệ thống đánh số cụ thể khác nhau tùy theo quận. Một số sử dụng phương pháp ngày và thời gian, trong khi những người khác sử dụng phương pháp đánh số liên tục. Khi tài liệu được gửi để ghi, nó thường được quét và sao chép vào hệ thống lưu trữ. Sau đó, nó được gán một số nhạc cụ theo trình tự. Sau khi hệ thống gán số, nó được đóng dấu vào chứng thư thực tế. Một số quận cũng sử dụng mã vạch có thể quét được với số dụng cụ có thể được in trên chứng thư. Số công cụ sẽ được tìm thấy trên trang đầu tiên của chứng thư được ghi lại khi nó được trả lại cho người được cấp. Số này có thể được sử dụng để tham khảo hoặc tìm kiếm chứng thư trong tương lai.