Sổ cái chỉ đơn giản là chạy hồ sơ tín dụng và ghi nợ. Chúng tôi sử dụng sổ cái mỗi khi chúng tôi nhập séc hoặc tiền gửi vào sổ séc hoặc tiền gửi và rút tiền trong sổ tiết kiệm. Một số người giữ một sổ cái hộ gia đình. Những người khác giữ sổ cái công ty cho các công ty nhỏ hoặc các tập đoàn quốc tế. Mặc dù tin học hóa đã đơn giản hóa công việc của kế toán doanh nghiệp, nhưng nó cũng có thể được áp dụng cho tài chính gia đình. Sổ cái dựa trên máy tính có sẵn dưới dạng phần mềm miễn phí hoặc phần mềm chia sẻ cũng như các gói chuyên nghiệp có sẵn để mua. Máy tính bảng Ledger có sẵn tại bất kỳ cửa hàng cung cấp văn phòng và tại hầu hết các nhân viên văn phòng.
Sổ cái chứa ít nhất năm cột, được sử dụng cho ngày, chi tiết, tín dụng, ghi nợ và số dư. Cột chi tiết được sử dụng cho tên của người được trả tiền hoặc nguồn thu nhập và bất kỳ ghi chú nào. Thu nhập hoặc chi tiêu được ghi lại trong cột tín dụng hoặc ghi nợ (để trống cột khác) và tổng số hoạt động được nhập vào dòng cân đối. Cột có thể được thêm vào để chỉ thu nhập chịu thuế hoặc chi phí được khấu trừ. Sổ cái nên được giữ trong một thời gian nhất định --- một tuần hoặc một tháng --- tùy thuộc vào số lượng giao dịch xảy ra. Vào cuối kỳ, các khoản ghi nợ và tín dụng được tính tổng và số dư cuối kỳ được kiểm tra bằng cách thêm các khoản tín dụng và trừ các khoản ghi nợ khỏi số dư đầu kỳ. Số dư cuối kỳ được "đưa ra" làm số dư đầu kỳ trên sổ cái cho kỳ tiếp theo. Hãy chắc chắn đánh dấu mỗi tờ của sổ cái của bạn bằng một tiêu đề (sổ cái hộ gia đình, tên doanh nghiệp), ngày trong khoảng thời gian trang bìa và tiêu đề cho các cột. Nếu phải mất nhiều hơn một trang để bao gồm một khoảng thời gian hoạt động, hãy nhớ đánh dấu số trang cho tổng số trên mỗi trang.
Sổ cái được kế toán sử dụng để chuẩn bị bảng cân đối kế toán, theo dõi thu nhập và chi tiêu cho việc khai thuế và chuẩn bị ngân sách. Để sử dụng sổ cái cho việc này, họ chỉ định số tài khoản cho từng nhóm tài sản và nợ phải trả. Một số tài khoản riêng biệt có thể được cung cấp cho: thu nhập từ mỗi nguồn, tiền thuê nhà, tiền thế chấp và tiền vay, cho thuê máy tính, chi phí ở trường hoặc bất kỳ loại thu nhập hoặc chi tiêu nào bạn có thể cần tổng cộng vào cuối năm. Đánh số tài khoản giúp thu thập dữ liệu có thể được sử dụng để tính thuế hoặc lập ngân sách dễ dàng hơn. Sử dụng sổ cái của bạn, bạn có thể chuẩn bị ngân sách cho doanh nghiệp và hộ gia đình của mình để có thể dự đoán những chi phí bạn nên lập kế hoạch và loại thu nhập nào bạn có thể mong đợi. Giữ sổ cái riêng cho tài khoản doanh nghiệp và cá nhân để theo dõi tiền và có hồ sơ đầy đủ cho kế toán của bạn.