Mục lục:
Dịch vụ doanh thu nội bộ cho phép một loạt các kế hoạch hoàn trả số dặm khác nhau. Chủ lao động có thể hoàn trả chi phí xe thực tế, sử dụng tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn của IRS hoặc hoàn toàn không hoàn trả chi phí. Để trở thành một chi phí hợp lệ, doanh nghiệp phải duy trì bằng chứng về các chi phí và xác minh rằng dặm được thúc đẩy cho một mục đích kinh doanh.
Khái niệm cơ bản hoàn trả dặm
IRS cho phép các doanh nghiệp bồi hoàn cho nhân viên và đại diện công ty khác để đi công tác. Nếu doanh nghiệp tuân theo các hướng dẫn của IRS, việc hoàn trả là một khoản chi phí cho công ty và một khoản thanh toán không thể chịu được cho nhân viên. Để là một chi phí hợp lệ, công ty phải duy trì hồ sơ của chi phí và xác minh nó đã được sử dụng cho công việc. Để trở thành một khoản thanh toán không phải chịu thuế cho nhân viên, nhân viên phải báo cáo các chi phí một cách kịp thời và trả lại bất kỳ khoản bồi hoàn vượt quá nào mà cô nhận được.
Tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn của IRS
Phương thức hoàn trả số dặm đơn giản nhất cho doanh nghiệp là tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn IRS. Theo kế hoạch này, người lao động và sử dụng lao động chỉ phải theo dõi dặm lái xe cho doanh nghiệp chứ không phải là tài liệu chi phí thực tế. Tỷ lệ này được IRS cập nhật định kỳ để phản ánh mức khí trung bình, bảo trì, sửa chữa, bảo hiểm, giấy phép, đăng ký và chi phí khấu hao phát sinh trên mỗi dặm.
Chi phí thực tế
Thay vì hoàn trả theo tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn, một doanh nghiệp có thể chọn hoàn trả các chi phí xe thực tế phát sinh. Đây là chi tiết chuyên sâu hơn so với tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn của IRS, nhưng có thể dẫn đến khoản bồi hoàn cao hơn nếu nhân viên lái một chiếc xe sang trọng hoặc mua bảo hiểm đắt tiền. Theo phương pháp này, nhân viên tính toán tổng lượng xăng, bảo dưỡng xe, sửa chữa ô tô, khấu hao, phí giấy phép, phí đăng ký và chi phí bảo hiểm xe trong năm. Sau đó, ông prorates các chi phí dựa trên số lượng dặm lái xe cho doanh nghiệp. Ví dụ, nói rằng một nhân viên lái xe của mình tổng cộng 10.000 dặm trong năm và 5.000 của những dặm là cho doanh nghiệp. Nếu anh ta phải chịu tổng cộng 10.000 đô la chi phí xe cộ trong năm, chủ nhân của anh ta có thể hoàn trả cho anh ta 5.000 đô la miễn là anh ta có thể ghi lại các chi phí.
Các phương pháp khác
IRS cho phép các doanh nghiệp hoàn trả chi phí số dặm theo bất kỳ cách nào họ chọn, miễn là họ giữ lại tài liệu. Một số nhà tuyển dụng có thể chọn chỉ hoàn trả lượng gas thực tế đã mua trong các chuyến công tác. Những người khác có thể không chọn hoàn trả chi phí số dặm. Nếu chủ lao động chỉ hoàn trả một phần chi phí số dặm hoặc không có chi phí tiết kiệm nhiên liệu, nhân viên có thể xóa phần không được hoàn trả như một khoản khấu trừ được ghi thành từng khoản trong Mẫu 2106, Chi phí kinh doanh của nhân viên.