Mục lục:
Có lẽ tổ chức của bạn muốn phát triển một chương trình xây dựng đội ngũ hoặc một chương trình từ thiện hàng năm. Dù sự kiện là gì, các hoạt động như vậy tốn tiền. Một cân nhắc chính trong việc một chương trình có thể đi từ một đề xuất sơ bộ đến thực tế hay không là chi phí. Để đánh giá chi phí, các doanh nghiệp nghĩ ra một ngân sách chương trình.
Nhận biết
Định dạng của ngân sách khác nhau tùy thuộc vào công ty, nhưng ngân sách tiêu chuẩn bao gồm một báo cáo chi tiết bằng văn bản và chi phí biện minh. Một ngân sách cũng bao gồm một bảng tính làm nổi bật các khía cạnh định lượng của ngân sách, chủ yếu là chi phí. Chi tiêu như vậy bao gồm chi phí cố định và biến đổi. Robert Carbaugh giải thích trong cuốn sách "Kinh tế đương đại" về chi phí cố định liên quan đến chi phí trả trước phát sinh bất kể số lượng hay khối lượng sản xuất. Ví dụ bao gồm lương hành chính, tiền thuê nhà hoặc phí địa điểm và máy móc. Mặt khác, chi phí biến đổi, điều chỉnh dựa trên sản lượng hoặc mức sử dụng; vật liệu và đầu vào là loại chi phí biến đổi. Tính toán tổng giá trị của các chi phí này mang lại chi phí chương trình tổng thể.
Tính năng, đặc điểm
Các tính năng của ngân sách chương trình bao gồm một tổng quan bằng văn bản về cách phân bổ chi phí, lý do có thể gây ra biến động trong chi phí dự kiến và cách trang trải chi tiêu. Tổng quan báo cáo biện minh cho từng giao dịch mua được liệt kê và đôi khi đưa ra các giải pháp để giảm chi phí của dự án. Trong một số trường hợp, một tính năng của ngân sách chương trình là liệt kê các cách để trang trải chi tiêu, bao gồm gây quỹ hoặc chuyển nguồn lực từ một phần của tổ chức sang dự án.
John Mutz, tác giả của "Gây quỹ cho người giả", giải thích cách ngân sách chương trình sẽ phản ánh cách doanh nghiệp đã lên kế hoạch cho các chi phí. Phần chi phí dự kiến của ngân sách chi tiết trong bảng tính sẽ phác thảo các mục cần thiết để triển khai chương trình. Bảng tính cũng chỉ ra tổng chi phí, thường được tham chiếu chéo trong toàn bộ báo cáo.
Ý nghĩa
Một ngân sách chương trình giúp doanh nghiệp hiểu và hiện thực hóa chi phí. Trong một số trường hợp, tính toán chi phí có thể làm sáng tỏ rằng công ty không thể đủ khả năng cho chương trình nhất định; nếu điều này xảy ra, doanh nghiệp tiết kiệm tài nguyên quý giá bằng cách không phát triển chương trình mà nó không đủ khả năng. Hoặc, ngân sách minh họa cách các doanh nghiệp có thể sửa đổi các kế hoạch ban đầu của mình thành một cái gì đó hiệu quả hơn về mặt chi phí. Một số doanh nghiệp sử dụng ngân sách chương trình làm đề xuất: Trong những trường hợp này, doanh nghiệp chấp nhận giá thầu từ các công ty khác nhau có thể xem xét lựa chọn hiệu quả nhất và giá cả phải chăng được cung cấp bởi các nhà cung cấp. Một ngân sách cũng mang lại ý thức trách nhiệm cho những người chịu trách nhiệm mua hàng cho dự án. Quản lý có thể sử dụng thông tin được nêu trong ngân sách để tạo ra các hướng dẫn và kỳ vọng về chi phí.
Cảnh báo
Trước khi niêm yết chi phí, các nhà phân tích ngân sách nên thu thập thông tin từ nhiều nguồn liên quan đến giá cả. Công ty nên xác định mặt hàng nào để mua cho chương trình chỉ sau khi tham khảo nhiều giá. Tại thời điểm này, công ty nên cam kết mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Sử dụng các ước tính đơn thuần làm cho ngân sách không đáng tin cậy và không có căn cứ.