Mục lục:
- Kế hoạch có trách nhiệm
- Chi phí nhân viên không được thanh toán
- Tính toán chi phí dặm
- Hoàn trả cho các nhà thầu độc lập
Hầu hết các chủ sử dụng hoàn trả chi phí số dặm theo một kế hoạch có trách nhiệm để nhân viên sẽ không bị đánh thuế vào các khoản bồi hoàn số dặm. Tuy nhiên, nếu chủ lao động của bạn không có kế hoạch chịu trách nhiệm, mọi khoản bồi hoàn sẽ được coi là tiền lương chịu thuế. Nếu đây là trường hợp, nhân viên có thể khấu trừ chi phí bằng Mẫu 2106. Nhà thầu độc lập nhận khoản bồi hoàn theo dặm phải xác định rõ chi phí cho khách hàng để không bao gồm trong bồi thường chịu thuế.
Kế hoạch có trách nhiệm
Khoản bồi hoàn số dặm của bạn không phải chịu thuế miễn là nó được cung cấp cho bạn bởi một chủ nhân với một kế hoạch có trách nhiệm. Một kế hoạch chịu trách nhiệm là một kế hoạch trong đó người sử dụng lao động xác minh rằng tất cả các chi phí phát sinh cho kinh doanh và duy trì tài liệu về chi phí. Nếu chủ lao động của bạn có kế hoạch chịu trách nhiệm, tất cả các khoản bồi hoàn chi phí sẽ được loại trừ khỏi khoản thanh toán của bạn và sẽ không được liệt kê trong Mẫu W-2 của bạn. Nếu chủ lao động của bạn không có kế hoạch chịu trách nhiệm, khoản bồi hoàn số dặm sẽ được liệt kê cùng với các khoản lương khác trong ô 1 của Mẫu W-2.
Chi phí nhân viên không được thanh toán
Nếu chủ lao động của bạn không có kế hoạch chịu trách nhiệm, bạn có cơ hội để xóa bỏ chi phí. Bởi vì bất kỳ khoản tiền nào cho số dặm đã được báo cáo là tiền lương, điều đó có nghĩa là bạn không được hoàn trả về mặt kỹ thuật cho chi phí số dặm. Nhân viên không được hoàn trả chi phí có thể liệt kê chúng là khoản khấu trừ được ghi thành từng khoản trong Mẫu 2106. Khoản khấu trừ của bạn là sự khác biệt giữa chi phí tiết kiệm mà bạn phải chịu và những gì bạn được hoàn trả. Các chi phí khác như chi phí kinh doanh của nhân viên chỉ được khấu trừ sau khi vượt quá 2 phần trăm tổng thu nhập đã điều chỉnh của bạn.
Tính toán chi phí dặm
Nếu bạn cần báo cáo số dặm là chi phí nhân viên chưa được thanh toán, bạn có hai lựa chọn trong cách tính toán. Tùy chọn đầu tiên là tính toán chi phí thực tế. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần tính toán lượng xăng, bảo hiểm, phí đăng ký, bảo dưỡng xe và khấu hao mà bạn phải chịu cho mục đích kinh doanh. Đây có thể là một quy trình chi tiết, vì vậy IRS cho phép người nộp thuế lấy tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn thay cho việc khấu trừ chi phí thực tế. Trong năm 2014, IRS cho phép người nộp thuế khấu trừ 56 xu mỗi dặm do hoạt động kinh doanh.
Hoàn trả cho các nhà thầu độc lập
Các nhà thầu độc lập có thể nhận được các khoản bồi hoàn dặm từ khách hàng khi họ đi công tác. Nếu khách hàng của bạn ghi nhận khoản thanh toán này dưới dạng khoản bồi hoàn chi phí, thì nó sẽ không xuất hiện dưới dạng khoản bồi thường trên Mẫu 1099-MISC hàng năm của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không dán nhãn rõ ràng cho khoản phí này là một khoản chi phí, khách hàng của bạn có thể vô tình đặt nó như một phần của khoản bồi thường của bạn và bạn sẽ phải trả thuế cho khoản phí đó. Để tránh tình trạng này, hãy lưu hồ sơ về những gì bạn đã lập hóa đơn cho khách hàng và liên hệ với khách hàng của bạn nếu bạn thấy bất kỳ sự khác biệt nào trên 1099 của bạn.