Không có gì làm hỏng năng suất của bạn trong ngày nhanh hơn một cuộc họp. Ngay cả những đăng ký cần thiết nhất cũng có thể biến thành những khẩu hiệu gây khó chịu. Nó không phải theo cách này - và chúng tôi đã có dữ liệu để chứng minh điều đó.
Các nhà nghiên cứu ở Nebraska và South Carolina vừa công bố một nghiên cứu kết hợp thông qua gần 200 nghiên cứu khoa học khác về các cuộc họp tại nơi làm việc. Họ đang tìm kiếm những cách hữu ích nhất để cấu trúc các cuộc họp trước, trong và sau khi chúng diễn ra. Bất cứ ai từng bị thất vọng bởi một báo cáo tình trạng không bao giờ kết thúc có lẽ sẽ vui mừng với kết luận cuối cùng của họ.
"Các nhà lãnh đạo có thể có tổ chức hơn, bắt đầu đúng giờ và khuyến khích một môi trường chia sẻ an toàn", Joseph Allen, đồng tác giả cho biết trong một thông cáo báo chí. "Người tham dự có thể đến chuẩn bị, đúng giờ và tham gia."
Đó là điều không nhỏ để làm cho các cuộc họp tốt hơn cho mọi người tham gia. Một nghiên cứu cho thấy các nhân viên thường xuyên dành khoảng sáu giờ mỗi tuần trong các cuộc họp, trong khi các nhà quản lý có thể bị mắc kẹt với trung bình 23 giờ mỗi tuần. Không có lời khuyên nào của các nhà nghiên cứu là triệt để hay khó khăn; nó chỉ đơn giản liên quan đến việc tôn trọng thời gian của mọi người.
Trước cuộc họp: Đánh giá các nhu cầu hiện tại, lưu hành một chương trình nghị sự và mời đúng người.
Trong suốt cuộc họp: Khuyến khích đóng góp, tạo không gian cho sự hài hước, chuyển hướng phàn nàn và tập trung thảo luận.
Sau cuộc họp: Chia sẻ phút, tìm kiếm thông tin phản hồi, và nhìn về phía trước.
Đọc thêm để được giải thích chi tiết hơn về từng ý tưởng cải tiến. Và nếu bạn muốn tiến hành chẩn đoán các cuộc họp của riêng mình, nhóm nghiên cứu đề nghị ghi âm một cuộc họp, cho dù chỉ với video hoặc âm thanh. Nó có thể không thoải mái, nhưng nó không tệ hơn một cuộc họp khủng khiếp hơn.