Mục lục:
Nếu bạn có một công việc đòi hỏi phải đi du lịch, cho dù đó là trong thành phố hoặc tiểu bang của bạn hoặc ở ngoài tiểu bang hoặc quốc gia, công ty của bạn chọn phương thức chịu trách nhiệm và bồi hoàn cho các chi phí đó. Một số công ty hoàn trả các chi phí thực tế của bạn, trong khi những công ty khác cung cấp cho bạn một khoản trợ cấp đi lại. Nếu bạn nhận được một khoản trợ cấp du lịch, trách nhiệm thuế cá nhân của bạn phụ thuộc vào việc chủ nhân của bạn có kế hoạch chịu trách nhiệm hay không thể đạt được. Hoàn trả chi phí thực tế không phải chịu thuế.
Phương thức bồi hoàn du lịch
Nếu bạn phải đi du lịch và chuyến đi này được coi là liên quan đến công việc, có một số cách công ty của bạn có thể xử lý hoàn trả cho bạn cho những chi phí đó. Bạn có thể nhận được một khoản trợ cấp du lịch trước chuyến đi, bạn có thể thanh toán các chi phí của mình và được hoàn trả hoặc bạn có thể nhận được một điều khoản du lịch yêu cầu bạn phải ghi lại các chi phí của mình và trả lại bất kỳ phần nào trong số tiền sử dụng cho chủ nhân của bạn. Công ty của bạn có thể chọn cung cấp các khoản tiền này theo một kế hoạch chịu trách nhiệm hoặc một kế hoạch không thể đếm được, hoặc họ có thể chiếm một phần chi phí theo tỷ lệ trên mỗi diem.
Kế hoạch có trách nhiệm
Nếu chủ lao động của bạn sử dụng một kế hoạch có trách nhiệm, các chi phí kinh doanh bạn đã thực hiện với khoản tiền đi lại của bạn sẽ không phải chịu thuế như thu nhập, và họ cũng không phải chịu thuế FICA. Một kế hoạch có trách nhiệm phải đáp ứng các yêu cầu IRS nhất định. Các chi phí phải liên quan đến kinh doanh và nếu không, bạn sẽ được khấu trừ như một khoản chi phí kinh doanh. Chủ lao động của bạn phải yêu cầu bạn ghi lại các chi phí của mình bằng cách cung cấp ngày, thời gian, địa điểm, số tiền và mục đích kinh doanh của chi phí trong một khoảng thời gian hợp lý - thường là trong vòng 60 ngày.
Tất cả các chi phí đều yêu cầu biên lai trừ khi chúng được hoàn trả theo kế hoạch cho mỗi diem - ví dụ: chi phí số dặm. Bất kỳ khoản tiền vượt quá nào cho chuyến đi của bạn đều cho rằng không cần thiết cho chuyến đi của bạn phải được trả lại cho công ty trong một khoảng thời gian hợp lý. Bất kỳ khoản tiền nào không được trả lại đều phải chịu thuế.
Kế hoạch không thể đếm được
Một kế hoạch không thể đếm được là một kế hoạch không yêu cầu nhân viên phải tính đến bất kỳ chi phí nào được thực hiện bằng cách sử dụng khoản tiền đi lại. Theo loại kế hoạch này, bạn có thể chi tiêu chuyến đi của mình cho bất cứ điều gì bạn chọn, mà không cần tài liệu hoặc giải thích, và bạn không phải trả lại phần chưa sử dụng trong chuyến đi của bạn cho chủ lao động. Theo loại kế hoạch này, số tiền trợ cấp du lịch của bạn được bao gồm trong thu nhập chịu thuế của bạn trên mẫu W-2 của bạn và cũng phải chịu thuế FICA - Medicare và An sinh xã hội.
Chi phí cho mỗi Diễm
IRS có các thủ tục hoàn trả cho nhân viên một mức cố định cho các chi phí đi lại như bữa ăn, chỗ ở và số dặm. Ví dụ, vào năm 2011, tỷ lệ hoàn trả số dặm của IRS là 51 cent mỗi dặm. Tỷ lệ này được điều chỉnh dựa trên sự biến động của giá gas. Theo kế hoạch này, bạn được hoàn trả cho các chi phí của bạn ở mức tiêu chuẩn theo quy định của IRS, mà bạn phải cung cấp lý do kinh doanh cho việc đi lại của bạn và số dặm bạn đi du lịch.
Nếu chi phí của bạn được hoàn trả đơn giản dựa trên tỷ lệ trên mỗi diem, thì đó được coi là chi phí chịu trách nhiệm và không phải chịu thuế. Tuy nhiên, nếu bạn vượt quá tỷ lệ trên mỗi diem và yêu cầu hoàn tiền, thì phần thừa là hoàn toàn chịu thuế. Đối với bất kỳ chi phí nào khác được chi trả bởi chuyến đi của bạn, không có tỷ lệ cho mỗi diem, nếu bạn phải hạch toán thì sẽ không phải chịu thuế, nhưng nếu chuyến đi của bạn cho phép điều đó và bạn không cần phải trả tiền cho nó cũng như không phải trả lại thừa, những khoản này phải chịu thuế và thêm vào thu nhập của bạn.