Mục lục:
Mục đích của chương trình họp là để đảm bảo rằng những người tham dự có ý tưởng về nơi thảo luận sẽ được tiến hành. Nó cũng cung cấp một khung thời gian để mọi người tham gia biết khi nào cuộc họp sẽ kết thúc. Tạo một mẫu chương trình họp nhanh theo đúng định dạng để tất cả những gì bạn phải làm là cập nhật nó cho mỗi phiên.
Định dạng danh sách
Khi viết chương trình họp, bạn phải định dạng nó trong một danh sách số và chữ cái theo thứ tự các sự kiện. Định dạng chuẩn có chữ "Chương trình nghị sự" ở đầu trang. Trong "chương trình nghị sự", hãy viết tên công ty, ngày và giờ của cuộc họp. Mỗi mục chính trong chương trình nghị sự được tiến hành bằng một số hoặc chữ số La Mã như sau: "I. Giới thiệu, II. Tương ứng." Trong mỗi danh mục chính, thêm các mô tả chi tiết hơn trước một chữ cái theo thứ tự bảng chữ cái. Dưới đây là một ví dụ: "a. Giới thiệu chung, b. Giới thiệu thành viên mới." Tiếp tục trình tự này cho tất cả các mục và mô tả chương trình nghị sự.
Đề cương
Các phác thảo cơ bản cho một chương trình họp là, đầu tiên, giới thiệu, tiếp theo là các phút từ cuộc họp trước (giới thiệu và phê duyệt), báo cáo, kinh doanh mới, các mục thảo luận (theo thứ tự quan trọng) và kết thúc. Đây là một hướng dẫn cơ bản cho một chương trình nghị sự - tất nhiên, bạn có thể thêm các mục của riêng bạn theo thứ tự bạn thích.
Dự toán thời gian
Bạn cũng nên bao gồm ước tính thời gian cho từng mục trong chương trình nghị sự của bạn. Sử dụng khối thời gian tính bằng phút hoặc giờ, sử dụng ước tính thực tế. Nghị sĩ của cuộc họp (thường là thư ký hoặc người quản lý) sau đó có thể sử dụng các hướng dẫn này để theo dõi cuộc họp. Vì vậy, ví dụ: bạn có thể thêm "3 phút" bên cạnh mục hàng giới thiệu và "15 phút" bên dưới mỗi mục để thảo luận.
Trách nhiệm
Ngoài các ước tính thời gian họp, cũng bao gồm tên của người chịu trách nhiệm dẫn dắt mỗi cuộc thảo luận. Nếu bạn hoặc người quản lý là người duy nhất có kế hoạch tiến hành cuộc họp, điều này là không cần thiết. Nhưng nếu bạn có các thành viên nhóm khác nhau được phân công cho từng nhiệm vụ trong chương trình nghị sự, hãy bao gồm các tên. Chẳng hạn, nếu một thư ký đưa ra biên bản, hãy ghi tên của cô ấy bên cạnh mục đó trong danh sách.