Mục lục:
Phụ trách một hiệp hội nhà chung cư không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Là cá nhân quản lý hoặc công ty, bạn thường chịu trách nhiệm bảo trì các tòa nhà, hồ bơi và các khu vực chung khác. Bạn cũng phải thực thi các quy tắc liên quan đến những gì chủ nhà có thể làm với tài sản của họ và điều này có thể gây ra nhiều tranh cãi. Chủ nhà trả bất cứ nơi nào từ 100 đến 10.000 đô la một năm để sống trong một cộng đồng được quản lý, theo CNNMoney.com, và điều này tạo ra một áp lực rất lớn đối với hiệp hội phải chịu trách nhiệm về tài chính, đáp ứng các tiêu chuẩn bảo trì và sạch sẽ và cải thiện giá trị chung của chung cư.
Bậc thang
Xác định các hoạt động chính mà bạn sẽ chịu trách nhiệm. Sử dụng phần mềm xử lý văn bản, ghi lại các nghĩa vụ của hiệp hội nhà chung cư. Chúng có thể bao gồm: bảo trì các tòa nhà, cảnh quan, hồ bơi, phòng giải trí và các cơ sở chia sẻ công khai khác; Nhặt rác; dọn dẹp khẩn cấp, chẳng hạn như tuyết hoặc băng, và an ninh tòa nhà. Lưu ý các lĩnh vực quản lý khác, chẳng hạn như thực thi các quy tắc cộng đồng cho chủ nhà, trả lời khiếu nại, tổ chức các cuộc họp hiệp hội thường xuyên và thu phí hàng tháng hoặc hàng năm.
Xác định nhân lực cần thiết để vận hành cơ sở. Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp địa phương để cung cấp các dịch vụ bảo trì. Hãy chuẩn bị để thuê tư vấn nên hành động pháp lý phát sinh.
Lập kế hoạch ngân sách hàng năm một cách cẩn thận. Tạo một mẫu trong một chương trình bảng tính, chẳng hạn như Microsoft Excel. Bắt đầu với mức độ sửa chữa lớn nhất - chẳng hạn như thay thế mái nhà - sau đó phân bổ hợp lý cho các dịch vụ vệ sinh, thay thế nhựa đường, cảnh quan, kiểm soát dịch hại, sưởi ấm và điều hòa không khí, sơn ngoại thất và nhiều hơn nữa. Khảo sát tất cả các đơn vị để xác định những gì cần thiết và để lại dự trữ cho các kịch bản thiên tai.
Tài liệu một bộ tiêu chuẩn sửa chữa và bảo trì. Điều này là rất quan trọng để lập kế hoạch để bảo trì dài hạn các hoạt động xây dựng điển hình. Hãy suy nghĩ về những gì cấu thành "sạch". Đặt tiêu chuẩn cho những gì bạn thấy cần thiết để lên lịch kiểm soát dịch hại, dịch vụ sưởi ấm / điều hòa không khí và bảo trì thường xuyên khác. Bằng cách quyết định mức độ khẩn cấp của một số sửa chữa, bạn sẽ giảm cơ hội vượt quá ngân sách của mình. Ngoài ra, điều này cho phép bạn tập trung vào các hoạt động thiết yếu cần thiết để điều hành cộng đồng.
Bậc thang
Hãy ngoại giao nhất có thể với chủ nhà. Tranh chấp về các quy tắc kết hợp có thể nhanh chóng dẫn đến các cuộc chiến pháp lý. Các cuộc họp của hiệp hội là các diễn đàn mở cho chủ nhà để nêu vấn đề. Khi khiếu nại được nêu ra trực tiếp hoặc bằng văn bản, hãy trả lời một cách hiệu quả và tôn trọng.
Tài liệu và đánh giá tất cả các hoạt động một cách thường xuyên. Đánh giá cuối năm về ngân sách và hoạt động của bạn giúp bạn xác định những gì đã hoạt động và nếu bạn cần thay đổi cách tiếp cận vào năm tới. Giữ tất cả các biên lai bảo trì, hợp đồng pháp lý, thông tin bảo hiểm và hồ sơ tài chính cùng nhau trong một hệ thống nộp đơn có tổ chức để tham khảo trong tương lai.