Mục lục:
Sắp xếp các tài liệu của bạn sẽ không chỉ giữ các tệp quan trọng của bạn trong tay mà còn bảo vệ chúng nếu được lưu trữ đúng cách. Không ai thích cảm giác tranh giành tài liệu, vứt giấy vì yoy không thể tìm thấy bản sao kê ngân hàng quan trọng đó. Khi bạn sắp xếp và lưu trữ tài liệu của mình, việc tìm kiếm các tệp quan trọng của bạn sẽ nhanh chóng và dễ dàng.
Bậc thang
Tính toán số lượng thư mục tệp, chất kết dính và bộ chia tab mà bạn cần. Điều này phụ thuộc vào số lượng danh mục nộp đơn khác nhau của bạn. Tốt nhất là mua những vật tư này sau khi bạn đã tạo các danh mục nộp đơn để bạn biết chính xác có bao nhiêu thư mục bạn cần.
Bậc thang
Chỉ định một không gian sàn hoặc một cái bàn lớn để tạo ra các đống tài liệu của bạn. Sắp xếp các tài liệu của bạn là một quá trình và do đó, bạn muốn chỉ định một khu vực nơi bạn có thể tạo các đống tài liệu được sắp xếp của mình và để chúng được sắp xếp ở đó nếu bạn không hoàn thành ngay. Tùy thuộc vào số lượng tài liệu bạn có, việc này có thể khiến bạn mất cả ngày cuối tuần hoặc tốt hơn là dành ít nhất 10 đến 30 phút mỗi ngày để sắp xếp và lưu trữ tài liệu của bạn.
Bậc thang
Sắp xếp các tài liệu của bạn thành các đống được phân tách thành các loại tên. Ví dụ, hóa đơn nước trong một đống và báo cáo ngân hàng trong một đống khác (các cọc riêng cho mỗi ngân hàng).
Bậc thang
Lập danh sách các danh mục được đặt tên khác nhau (công ty hoặc tên tài liệu) mà bạn có khi bạn đã đặt tất cả các tài liệu của mình vào các đống riêng biệt. Ví dụ: Ngân hàng Hoa Kỳ, Hóa đơn nước, Cho vay mua ô tô, Bảo hiểm trang trại nhà nước, AAA, Cho vay sinh viên, v.v … Sắp xếp theo thứ tự danh sách của bạn. Nếu tất cả các tài liệu của bạn được lưu trữ trong tủ hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái, nó sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy tài liệu của mình hơn.
Bậc thang
Viết từng tên danh mục của bạn trên tab của thư mục tệp hoặc trên một tờ giấy riêng có các tab mà bạn tách ra và sau đó chèn vào tab thư mục tệp treo.
Bậc thang
Đặt tất cả các thư mục tập tin của bạn trong tủ hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái. Bắt đầu nộp đi đống tài liệu của bạn. Khi bạn gửi tài liệu vào các thư mục thích hợp của chúng, hãy sắp xếp các tài liệu theo thứ tự thời gian với cái mới nhất ở trên cùng. Kiểm tra với luật pháp tiểu bang và liên bang khi tìm hiểu xem bạn nên giữ một số tài liệu quan trọng nhất định trong bao lâu. Một số tài liệu, chẳng hạn như đóng góp của IRA, phải được lưu giữ vĩnh viễn.
Bậc thang
Giữ bản sao lưu các tài liệu quan trọng - hoặc nếu bạn chỉ muốn có tài liệu của năm (ví dụ: vì mục đích thuế) - bằng cách tạo ra các ràng buộc để gửi các bản sao tài liệu của bạn. Tùy thuộc vào số lượng tài liệu bạn có, tách tài liệu của bạn thành các danh mục, chẳng hạn như tài liệu ngân hàng, hóa đơn và đầu tư. Đừng quên gắn nhãn các vạch chia tab của bạn để mọi thứ trong chất kết dính của bạn có thể dễ dàng truy cập. Đặt một danh sách các danh mục được gắn thẻ ở phía trước của chất kết dính của bạn. Bạn cũng có thể quét tất cả các tài liệu quan trọng của mình và giữ các bản sao điện tử để sao lưu.