Mục lục:
Một số công ty yêu cầu bạn gửi mẫu W-9 cập nhật, Yêu cầu Số Chứng nhận và Chứng nhận Người nộp thuế, mỗi năm, nhưng hầu hết đều không. Các nhà thầu độc lập phải đối mặt với khả năng nộp mẫu W-9 hàng năm để giữ cho hồ sơ của hợp đồng hiện tại, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết. Điều này có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt là nếu hoàn cảnh trong công việc hoặc cuộc sống của bạn gần đây đã thay đổi, vì một số thay đổi nhất định yêu cầu bạn điền vào một biểu mẫu mới. Hầu hết những thay đổi này là rất hiếm và chỉ xảy ra trong các điều kiện cụ thể.
Số nhận dạng người nộp thuế cá nhân
Dịch vụ doanh thu nội bộ hoặc Cơ quan quản lý an sinh xã hội cấp cho mọi công dân một Số nhận dạng người nộp thuế cá nhân hoặc ITIN. Đối với hầu hết nhân viên và quyền sở hữu duy nhất, ITIN là số An sinh xã hội. Nếu trạng thái của bạn thay đổi - từ quyền sở hữu duy nhất sang đối tác hoặc công ty, chẳng hạn - IRS sẽ cấp số Nhận dạng Nhà tuyển dụng Liên bang mới, hoặc FEIN. Bạn được yêu cầu báo cáo thay đổi này trên mẫu W-9 được cập nhật.
Tình trạng công dân
Một sự thay đổi trong tình trạng công dân của bạn là rất hiếm, nhưng nếu nó thay đổi, bạn phải nộp một mẫu W-9 mới. Nếu bạn hiện là công dân Hoa Kỳ, trạng thái này thường chỉ thay đổi nếu bạn rời khỏi đất nước vĩnh viễn, bị thu hồi quyền công dân hoặc tự nguyện từ bỏ tư cách. Nếu trạng thái của bạn thay đổi, hãy gửi mẫu W-9 mới ngay lập tức, vì chủ nhân của bạn có thể cần thay đổi hồ sơ của mình. Quy trình đánh thuế đối với công dân không thuộc Hoa Kỳ làm việc tại Hoa Kỳ thường khác với quy trình dành cho công dân.
Tình trạng giữ lại dự phòng
Thay đổi phổ biến nhất đối với tình trạng của người nộp thuế là liệu người đó có bị khấu trừ thuế dự phòng hay không. Bạn phải chịu loại khấu trừ này nếu bạn bỏ qua hoặc nói dối về thông tin, chẳng hạn như ITIN của bạn, trên mẫu W-9 trước đây của bạn, nếu bạn không xác nhận rằng bạn được miễn trừ hoặc nếu bạn không báo cáo lãi suất hoặc cổ tức của mình không nói với chủ của bạn để giữ lại tiền.
IRS thông báo cho bạn nếu bạn bị khấu trừ thuế dự phòng và đưa ra lý do cho việc này. Cơ quan cũng thông báo cho bạn khi bạn không còn bị giữ lại. Nếu bạn có thể bị giữ lại dự phòng, bạn phải thay đổi W-9 của mình để phản ánh điều này; bạn cũng phải thay đổi nó nếu bạn trở nên được miễn.
Trách nhiệm
Bạn không có trách nhiệm phải hỏi bạn nếu có bất cứ điều gì thay đổi trên mẫu W-9 của bạn. Nếu số người nộp thuế, số An sinh xã hội, tình trạng công dân hoặc tình trạng miễn thuế đã thay đổi trong năm qua, bạn phải liên hệ với chủ lao động của mình và yêu cầu một hình thức mới. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể có những trường hợp bất thường sẽ ảnh hưởng đến W-9 của bạn và có thể yêu cầu bạn cập nhật nó, hãy liên hệ với chủ nhân trước và hỏi. Bộ phận nhân sự tại nơi làm việc của bạn sẽ có thể trả lời câu hỏi của bạn; nếu không, hãy liên hệ với IRS.