Mục lục:
Khi bạn nộp thuế thu nhập, bạn được yêu cầu duy trì những hồ sơ đó sau khi nộp, vì IRS có quyền kiểm toán thuế của bạn và yêu cầu bất kỳ tài liệu gốc nào bạn có. IRS sẽ yêu cầu các tài liệu bằng văn bản, hoặc các bản sao cứng của thông tin và sẽ thích bản gốc hơn.
Khung thời gian
Giữ thông tin thuế của bạn trong tối thiểu ba năm. Đây là khung thời gian mà IRS có thể thực hiện kiểm toán việc nộp đơn hàng năm của bạn. Thời hiệu hạn chế giới hạn thời gian IRS có thể hành động chống lại người nộp thuế vì những hành vi sai trái có thể xảy ra; điều này được thiết lập bởi chính phủ liên bang. IRS vẫn có thể kiểm toán một năm ngay cả khi không có khai thuế và sẽ sử dụng thông tin từ các năm xung quanh hoặc tính toán cơ sở thay thế. Bản sao điện tử có thể được lưu trữ lâu hơn nếu bạn nghĩ rằng có thể có nhu cầu.
Địa vị pháp lý
Khi thời hiệu đã qua, IRS phải có bằng chứng hợp lý để mở một cuộc kiểm toán trong những trường hợp đặc biệt. Kiểm toán sau ba năm phải đưa ra bằng chứng về gian lận, trộm cắp hoặc âm mưu phạm tội trong nhiều năm. IRS cũng có thể mở một cuộc kiểm toán sau khi hết thời hạn này nếu có bằng chứng cho thấy bạn che giấu thông tin có thể ảnh hưởng đến hồ sơ thuế vượt quá giới hạn ba năm.
Ý nghĩa
Giữ tất cả thông tin thuế thu nhập của bạn trong ba năm cho phép bạn cung cấp bằng chứng và câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi IRS nào nếu chúng phát sinh. Không có thông tin này, IRS sẽ sử dụng các năm xung quanh để tạo ước tính tốt nhất và hoạt động mà không có thông tin của bạn. Điều này thường không có lợi cho người nộp thuế, vì IRS sẽ sử dụng các tính toán cơ bản không tính đến bất kỳ quy tắc hoặc tình huống đặc biệt nào, chẳng hạn như các khoản khấu trừ hoặc miễn trừ mà bạn có thể đủ điều kiện.
Bảo trì
Giữ thông tin thuế thu nhập của bạn yêu cầu lưu giữ hồ sơ thích hợp để giúp bạn lấy thông tin nhanh chóng. Bạn cần có thể tìm đúng mẫu cho đúng năm hoặc bạn sẽ có nguy cơ bị trì hoãn thêm, câu hỏi và tài liệu từ IRS. Duy trì hồ sơ bao gồm lưu trữ các giấy tờ thuế thu nhập. Đặt thông tin của bạn ở nơi an toàn và được bảo vệ, không dễ bị hư hại, chẳng hạn như hộp khóa chống cháy an toàn hoặc với kế toán viên của bạn. Tạo các bản sao và đặt chúng ở một vị trí khác nhau để bạn luôn có quyền truy cập thông tin.
Xử lý
Sau khi cửa sổ ba năm hết hạn, bạn có thể loại bỏ các bản sao giấy. Tạo một bản sao điện tử trong trường hợp bạn có thể cần tham khảo thông tin vào một ngày sau đó, nhưng không giữ thông tin trên máy tính cá nhân của bạn. Quét thông tin vào đĩa CD hoặc ổ đĩa flash để lưu trữ. Đừng vứt bỏ bất kỳ giấy tờ với thông tin cá nhân của bạn trên chúng. Những mảnh vỡ này, và có thể bị đốt cháy, những tài liệu này. Hồ sơ thuế thu nhập của bạn có thể được sử dụng để thực hiện hành vi trộm cắp danh tính nếu có đủ thông tin có thể được ghép lại với nhau.