Mục lục:
Một sổ cái chung cho phép bạn xem xét tất cả các giao dịch tài chính của bạn ở một nơi. Sổ cái là tài liệu trung tâm trong kế toán mà bạn ghi lại tất cả các giao dịch. Trong một hệ thống thủ công, các mục được ghi lại trong nhật ký chung và sau đó được đăng lên sổ cái. Trong một hệ thống tự động, quy trình tương tự diễn ra, nhưng bạn chỉ cần nhập các giao dịch và phần mềm sẽ tự động đăng các mục vào sổ cái. Cột đầu tiên trong sổ cái ba cột là cột ghi nợ, cột thứ hai là cột tín dụng và cột thứ ba là cột số dư.
Bậc thang
Ghi lại mục trong tài khoản sổ cái chính xác tùy thuộc vào loại giao dịch. Ví dụ: các nguồn cung cấp hồ sơ được mua bằng tín dụng trong tài khoản sổ cái Nguồn cung cấp và tài khoản sổ cái Tài khoản phải trả.
Bậc thang
Ghi nợ một tài khoản và ghi có một tài khoản cho mỗi giao dịch. Phân loại tài khoản kiểm soát các giao dịch bạn ghi nợ và giao dịch nào bạn ghi có. Tài khoản được phân loại là tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hoặc chi phí. Tài sản là những thứ bạn sở hữu; Nợ phải trả là những thứ bạn nợ; vốn chủ sở hữu là những gì chủ sở hữu sở hữu hoặc nợ; doanh thu là thu nhập kiếm được; và chi phí là hàng tiêu dùng là một phần của chi phí điều hành doanh nghiệp. Ví dụ, vật tư là chi phí và tăng khi ghi nợ. Tài khoản phải trả là một tài khoản nợ phải trả tăng theo tín dụng.
Bậc thang
Giả sử bạn mua vật tư với chi phí 2.500 đô la với thời hạn trả nợ trong 30 ngày. Tăng nguồn cung cấp tài khoản chi phí thêm $ 2,500. Tăng tài khoản trách nhiệm, Tài khoản phải trả, thêm $ 2,500 vì hiện tại bạn nợ $ 2.500.
Tăng tài khoản vật tư Ngày: 27/9/2009 Mô tả: Nợ vật tư (cột 1): 2.500 Tín dụng (cột 2): để trống Số dư hoạt động (cột 3): 2.500
Tăng tài khoản Tài khoản phải trả Ngày: 27/9/2009 Mô tả: Ghi nợ vật tư (cột 1): để trống Tín dụng (cột 2): 2.500 Số dư hoạt động (cột 3): (2.500)