Mục lục:
- Sử dụng định dạng thư doanh nghiệp
- Bám sát sự thật
- Cung cấp thông tin cần thiết
- Bao gồm tài liệu hỗ trợ
Hủy bỏ hợp đồng mua bán hoặc dịch vụ, đăng ký hoặc thành viên bằng văn bản không chỉ là khôn ngoan, mà còn có thể được yêu cầu. Ví dụ: bạn phải gửi thư hủy bỏ bằng văn bản cho một hợp đồng được bảo vệ theo quy tắc giảm nhiệt của Ủy ban Thương mại Liên bang. Cho dù đó là bắt buộc hay tùy chọn, một lá thư kinh doanh được viết tốt sẽ làm rõ ý định của bạn và bảo vệ các quyền hợp pháp của bạn.
Sử dụng định dạng thư doanh nghiệp
Tổ chức thư như bạn muốn với bất kỳ thư tín kinh doanh. Bao gồm địa chỉ của bạn, ngày, một dòng tham chiếu và địa chỉ của người nhận ở trên lời chào. Tránh sử dụng một lời chào chung chung như "Gửi đến ai có thể quan tâm." Nếu bạn không có tên, hãy gọi cho công ty hoặc tham khảo bộ phận với lời chào như "Kính gửi người quản lý quan hệ khách hàng". Lưu ý trong thư rằng bạn bao gồm tài liệu hỗ trợ bằng cách thêm một dòng bao vây ngay bên dưới phần kết thúc mà bạn liệt kê tên của mỗi tài liệu bạn đang gửi cùng với thư. Sử dụng trình kiểm tra chính tả và đọc lại chữ cẩn thận để đảm bảo nó chính xác và không có lỗi.
Bám sát sự thật
Hãy lịch sự nhưng kiên quyết khi đưa ra yêu cầu hủy bỏ. Mặc dù bạn có thể cung cấp một lý do, FTC cho biết đây không bao giờ là yêu cầu hủy bỏ. Nếu bạn đưa ra một lý do, đừng chỉ trích hoặc xúc phạm công ty. Thay vào đó, áp dụng một giọng điệu khách quan và chuyên nghiệp và bám sát thực tế. Bao gồm các hành động mà bạn mong đợi công ty sẽ thực hiện sau khi nhận được thư, chẳng hạn như ngừng thanh toán tự động hàng tháng hoặc tín dụng. Ví dụ: thực hiện một yêu cầu như "Thư này là để thông báo cho bạn rằng tôi sẽ hủy hợp đồng có hiệu lực vào ngày 20 tháng 1 năm 2015. Tôi hy vọng rằng bạn sẽ không tính thêm tiền vào thẻ tín dụng của tôi."
Cung cấp thông tin cần thiết
Bao gồm bất kỳ thông tin nào như tài khoản hoặc số tệp mà công ty có thể cần để xác định bạn hoặc tài khoản của bạn. Gửi kèm séc để thanh toán đầy đủ nếu bạn có số dư chưa thanh toán. Nếu việc hủy bỏ thay vào đó sẽ dẫn đến việc hoàn lại tiền, hãy tuyên bố rằng bạn mong đợi khoản hoàn trả trong một thời gian nhất định và chỉ định số tiền. Mặt khác, bao gồm một tuyên bố như "Tôi mong đợi được hoàn trả đầy đủ trong vòng 30 ngày." Hãy chắc chắn rằng bạn cũng yêu cầu xác nhận hủy bỏ bằng văn bản bằng thư trả lại.
Bao gồm tài liệu hỗ trợ
Bảo vệ quyền hợp pháp của bạn với tài liệu hỗ trợ xác minh việc mua và quyền hủy của bạn. Ví dụ: bao gồm một bản sao hợp đồng mà bạn nêu bật quyền hủy bỏ và biên lai hoặc bản sao của séc bằng tiền mặt. Để bảo vệ cuối cùng, FTC khuyên bạn nên gửi thư hủy qua thư được chứng nhận cùng với biên nhận hoàn trả.