Mục lục:
Trong quá trình mối quan hệ của nhân viên với chủ lao động, có thể cần phải phân loại lại tình trạng thuế. Thông thường, một doanh nghiệp sẽ thuê nhân công trên cơ sở hợp đồng. Nếu mối quan hệ trở nên thường xuyên và liên tục, doanh nghiệp có thể cần phải chuyển đổi công nhân từ một nhà thầu độc lập thành một công nhân được trả lương. Việc không phân loại đúng công nhân là nhân viên và phải trả thuế lương theo yêu cầu có thể khiến công ty bị phạt. Khi một chuyển đổi xảy ra, cả chủ nhân và nhân viên đều có trách nhiệm nhất định.
Bậc thang
Xem lại hướng dẫn của Dịch vụ Doanh thu Nội bộ về thời điểm một công nhân nên được đối xử như một nhân viên thay vì một nhà thầu độc lập (xem Tài nguyên 1). Xác định tất cả các nhà thầu đã làm việc cho bạn sẽ nhận được 1099 vào cuối năm tính thuế và cần được chuyển đổi thành W-2 theo cùng một hướng dẫn.
Bậc thang
Thông báo cho nhà thầu bằng văn bản về nhu cầu ngay lập tức để chuyển đổi anh ta thành nhân viên và thông tin nhận dạng nào bạn cần để thực hiện thay đổi này. Ghi lại ngày và thời gian những hồ sơ này được tạo ra trong hồ sơ của nhân viên. Sử dụng biên nhận thư được chứng nhận với đủ bưu chính nếu bạn gửi thông báo qua thư bề mặt. Giữ biên nhận được đóng dấu bởi Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ trong hồ sơ của bạn dưới dạng "bằng chứng gửi thư" hợp pháp của bạn.
Bậc thang
Thiết lập một tệp nhân viên mới trong cơ sở dữ liệu và hệ thống hồ sơ nhân viên của bạn. Phân loại nhà thầu đang được chuyển đổi là tiền lương, tiền lương được miễn hoặc không được miễn thuế hàng giờ, dựa trên công việc liên quan và mức độ trách nhiệm mà nhân viên sẽ có. Sử dụng máy tính và truy cập Internet của bạn để xem lại hướng dẫn của Bộ Lao động Hoa Kỳ dựa trên Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (xem Tài nguyên 2).
Bậc thang
Thiết lập lịch trả lương tương xứng với loại phân loại nhân viên thông thường mà nhà thầu sẽ trở thành. Thiết lập các kích hoạt để thanh toán tiền làm thêm sau 40 giờ làm việc mỗi tuần nếu nhân viên mới là nhân viên làm việc theo giờ.
Bậc thang
Yêu cầu nhân viên mới hoàn thành mẫu W-4 cung cấp thông tin cá nhân và miễn thuế được tính khi xác định thuế khấu trừ tiền lương. Nhập nhân viên mới vào cơ sở dữ liệu nhân viên và hệ thống chấm công của bạn khi cần.
Bậc thang
Tạo một mẫu W-2 đã hoàn thành cho nhân viên mới trước ngày 31 tháng 1 cho năm báo cáo tiền thuế trước đó, thuế bị khấu trừ và các thông tin khác được yêu cầu trong mẫu. Gửi bốn bản cho nhân viên cho các yêu cầu nộp thuế khác nhau. Giữ một bản sao cho hồ sơ kinh doanh của riêng bạn và gửi một bản sao cho Dịch vụ Doanh thu Nội bộ và cơ quan thuế tiểu bang hoặc thành phố, nếu có.