Mục lục:
Tự hỏi bao lâu để giữ tài liệu? Đầu tiên, xác định tài liệu là gì. Ví dụ: nếu một tài liệu bao gồm thông tin tiền tệ, chẳng hạn như cuống phiếu lương hoặc báo cáo cho vay, chúng sẽ được phân loại theo các tài liệu tài chính. Hầu hết các tài liệu tài chính được lưu trữ theo năm và được giữ trong một số năm để kiểm toán tài chính sau này, nếu cần thiết. Các loại khác bao gồm nhận dạng, hợp đồng, giáo dục và cá nhân.
Chứng từ tài chính
Giữ thu nhập và chi phí, hóa đơn và các tài liệu tài chính khác, chẳng hạn như báo cáo ngân hàng hàng tháng, trong tối đa một năm. Tuy nhiên, khi lưu trữ hồ sơ tài chính cho mục đích thuế, bạn nên giữ các tài liệu tài chính cá nhân và kinh doanh, như biên lai, trong tối đa 10 năm trong trường hợp bạn được kiểm toán.
Tài liệu thụt
Giấy tờ tùy thân là bằng chứng về tuổi của một cá nhân và tên khai sinh, chẳng hạn như giấy khai sinh hoặc bằng lái xe. Những tài liệu này nên được giữ cho cuộc sống, tương đối trong tầm tay, theo yêu cầu của các cơ quan pháp lý. Giấy phép lái xe không do nhà nước cấp cũng là một dạng giấy tờ tùy thân phải được gia hạn khi hết hạn, giống như bằng lái xe.
Tài liệu hợp đồng
Tài liệu hợp đồng là bất kỳ thỏa thuận bằng văn bản nào giữa một cá nhân và bên thứ ba để trao đổi hoặc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Những hàng hóa hoặc dịch vụ này có thể là một ngôi nhà hoặc xe hơi, bao gồm bất kỳ thỏa thuận cho thuê hoặc hành vi tài sản, hoặc bảo đảm đối với tài sản đã mua. Trong mọi trường hợp, một tài liệu hợp đồng có ngày đáo hạn hoặc ngày chấm dứt được chỉ định cho tài liệu, đó cũng có thể là ngày được chỉ định để loại bỏ tài liệu.
Hồ sơ giáo dục
Lưu trữ các tài liệu nghiên cứu được xếp loại, và tương tự, trong một thư mục hộp đựng giày hoặc đóng mở, có thể có ích để sử dụng sau này khi lưu trữ tài liệu giáo dục mỗi học kỳ. Với công việc lưu trữ của học kỳ, một sinh viên có thể xem lại công việc trước đó của mình cho một kỳ hạn giữa kỳ hoặc cuối cùng, cũng như tranh chấp điểm cuối khóa nếu có nhu cầu.
Đối với các tài liệu giáo dục khác, như ghi chú kỳ hạn hoặc báo cáo cho vay của sinh viên, hãy thử lưu trữ các tài liệu này trong danh mục tài chính. Điều này sẽ giúp bạn bám sát các nghĩa vụ tài chính.
Hồ sơ cá nhân
Hồ sơ cá nhân là các tài liệu như giấy chứng nhận kết hôn, bằng đại học và hồ sơ y tế là những phần nhạy cảm có giá trị quan trọng. Những vật phẩm này phải luôn được lưu trữ ở nơi an toàn hoặc cất đi, vì những vật phẩm này thường không được trình bày trước công chúng. Một chứng chỉ hoặc bằng cấp có thể được đóng khung và gắn để bảo quản nó và hiển thị riêng tư ở nhà hoặc trong văn phòng.