Mục lục:
Lưu trữ an toàn thông tin thuế là rất quan trọng khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc một hộ gia đình bận rộn. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên luôn giữ một bản sao các biên lai thuế quan trọng, đặc biệt đối với các giao dịch mua đắt tiền. Tuy nhiên, sau một số năm, nhiều khoản thu này có thể bị vứt đi, vì chúng không còn hữu ích cho mục đích lập kế hoạch thuế.
Tượng giới hạn
Tại Hoa Kỳ, Dịch vụ Doanh thu Nội bộ có quyền điều tra các bản khai thuế trong tối đa ba năm sau khi chúng được nộp. Stephen Fishman, tác giả của "Làm việc cho chính mình" khuyên rằng "bạn nên giữ hồ sơ của mình miễn là IRS phải kiểm toán bạn sau khi bạn nộp hồ sơ trong năm." Một khoảng thời gian như vậy thường kéo dài ba đến sáu năm, nhưng có thể dài hơn tùy thuộc vào lý do đằng sau cuộc kiểm toán được đề cập. Nhiều năm trôi qua, nhiều biên lai bị vứt đi, nhưng bản sao thông tin khai thuế phải luôn được lưu trong hồ sơ.
Các loại thu nhập
Tùy thuộc vào việc các chi phí liên quan đến thuế được kết nối với hoạt động kinh doanh hoặc mua hàng cá nhân, một cá nhân có thể muốn nộp biên lai cụ thể trong một thời gian dài. Để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch thuế, biên lai kinh doanh và biên lai cá nhân nên được nộp riêng, tốt nhất là trong các thư mục khác nhau.
Biên lai thiết yếu
Một số biên lai nhất định không đáng để giữ, trong khi người ta khó có thể mất người khác. Biên lai liên quan đến kinh doanh có tổng số ít hơn 75 đô la có thể bị loại bỏ, nhưng các chi phí đó phải được ghi vào sổ cái trước khi biên lai được ném vào thùng rác. Các khoản thu khác như chi phí đi lại, thuế việc làm hoặc chi phí xe hơi phải luôn được nộp trong trường hợp cần thiết sau này để giải quyết hồ sơ kế toán.
Đầu tư chứng minh
Đầu tư được thực hiện cho các tài sản dài hạn, chẳng hạn như thiết bị máy tính hoặc các dự án cải tạo nhà phức tạp, cần được ghi chép kỹ lưỡng. Biên lai thuế từ các khoản đầu tư đắt tiền như vậy sau này có thể có liên quan cho mục đích bảo hiểm, cũng như khi cố gắng bán lại các tài sản đó trong tương lai. Do đó, các khoản thu này không chỉ được giữ trong vài năm mà còn trong ba năm sau khi thời gian khấu hao của tài sản kết thúc.