Mục lục:
Nền kinh tế vấp ngã ngày nay đòi hỏi phải điều chỉnh ngân sách và tài chính cẩn thận. Điều này có thể yêu cầu bạn viết thư gia hạn cho phép bạn trì hoãn một hoặc hai lần thanh toán cho đến khi cải thiện tài chính được thực hiện. Một thư mở rộng cho phép các chủ nợ biết rằng bạn không chỉ bỏ qua một khoản thanh toán, mà cần phải có một chút thời gian để nắm bắt các vấn đề tài chính. Nó cung cấp biện minh cho chủ nợ và có thể hữu ích trong việc tránh báo cáo tín dụng tiêu cực và phí quá hạn.
Viết thư gia hạn
Bậc thang
Xác định người để viết thư cho. Các chủ nợ thường giới thiệu các tài khoản quá hạn và thư gia hạn cho các bộ sưu tập. Một số trong số này có thể không được đặt tại cùng địa chỉ nơi bạn gửi thanh toán hàng tháng. Bạn có thể tiết kiệm công sức và thời gian bằng cách gọi cho chủ nợ và hỏi nơi gửi thư gia hạn. Không làm như vậy có thể dẫn đến thời gian kéo dài để xử lý và các khoản phí hoặc lãi quá hạn có thể tiếp tục phát sinh.
Bậc thang
Xác định lý do tại sao bạn cần một phần mở rộng. Trước khi viết thư, hãy chắc chắn bạn xác định lý do thực sự cho yêu cầu gia hạn. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc thanh toán hóa đơn do trường hợp khẩn cấp không lường trước, hãy chia sẻ chi tiết về trường hợp khẩn cấp đó với chủ nợ. Hãy chuẩn bị để chứng minh trong thư của bạn chính xác làm thế nào khẩn cấp này gây ra một khó khăn tài chính.
Bậc thang
Viết bản thảo đầu tiên của bức thư. Bản thảo đầu tiên là một bản phác thảo của bức thư cuối cùng. Khi viết bất kỳ tài liệu quan trọng nào, tốt nhất là đợi một hoặc hai ngày trước khi mang nó đến hộp thư để giao hàng. Bản thảo đầu tiên nên bao gồm ba phần: phần giới thiệu, phần thân bài và phần kết luận. Phần giới thiệu cho biết bạn là ai và lý do của bức thư. Cơ thể cho thấy những khó khăn tài chính xảy ra và kế hoạch khắc phục tình hình. Kết luận cảm ơn người thu thập đã xem xét và cung cấp thông tin liên hệ trực tiếp của bạn.
Bậc thang
Đọc lại thư và mở rộng về các vấn đề cần thiết. Hiệu đính là quá trình kiểm tra tài liệu để tìm lỗi về ngữ pháp, chính tả và nội dung. Xác định các khu vực cần giải thích mở rộng. Cân nhắc kỹ xem bạn có đưa quá nhiều thông tin vào phần thân của bức thư hay không. Đánh dấu các khu vực trên thư mà bạn cảm thấy cần thay đổi.
Bậc thang
Viết một bản thảo thứ hai của bức thư. Điều này thường diễn ra nhanh hơn nhiều so với việc viết bản thảo đầu tiên và nên là một sàng lọc của bức thư tổng thể. Dành thời gian để xem xét các lỗi được xác định khi hiệu đính và nếu bạn đang thêm hoặc lấy đi thông tin, hãy chắc chắn đọc lại cho luồng nội dung.
Bậc thang
Hoàn thành thư của bạn và chuẩn bị nó để gửi thư. Đôi khi bạn có thể thấy cần phải viết một bản thảo thứ ba hoặc thứ tư lặp lại các bước 3 và 4 nhiều lần. Thư này được coi là một tài liệu nhạy cảm và quan trọng, vì vậy hãy dành thời gian để đảm bảo rằng bản sao hoàn chỉnh của bạn nêu mọi thứ bạn cảm thấy phù hợp để hỗ trợ yêu cầu gia hạn. Hãy cẩn thận khi chuẩn bị thư để gửi thư. Kiểm tra giấy cho sạch sẽ và vết bẩn. Nếu sử dụng máy tính, hãy in một bản sao trùng lặp cho hồ sơ của riêng bạn.