Mục lục:
- Chi phí kinh doanh của nhân viên
- Kế hoạch có trách nhiệm và không chịu trách nhiệm
- Kiểm tra phát hành theo một kế hoạch có trách nhiệm
- Xử lý bảng lương cho các kế hoạch không có trách nhiệm
Dịch vụ doanh thu nội bộ cho phép người sử dụng lao động bồi hoàn cho nhân viên các chi phí kinh doanh phát sinh trong công việc. Theo kế hoạch chịu trách nhiệm, các khoản bồi hoàn chi phí này được miễn thuế cho người lao động. Nếu đó là một kế hoạch không chịu trách nhiệm, các khoản thanh toán được coi là tiền lương. Nếu các khoản hoàn trả được phát hành thông qua bảng lương, điều đó có nghĩa là chúng là một phần của kế hoạch không thể đạt được và nhân viên sẽ trả thuế cho các khoản hoàn trả.
Chi phí kinh doanh của nhân viên
Là đại diện của công ty, nhân viên có xu hướng phải chịu chi phí kinh doanh trong khi làm việc. Lái xe để gặp khách hàng, chọn một số đồ dùng văn phòng hoặc đưa khách hàng đi ăn trưa là tất cả các chi phí kinh doanh có thể được sử dụng bởi chủ lao động. Để ghi chép và chứng minh chi phí, nhân viên nên lưu bản sao hóa đơn khi mua hàng kinh doanh. IRS cho phép người sử dụng lao động bồi hoàn cho nhân viên theo dặm để đi bằng ô tô, vì vậy nhân viên có thể giữ nhật ký chi tiết về các chuyến công tác thay vì tiết kiệm hóa đơn gas.
Kế hoạch có trách nhiệm và không chịu trách nhiệm
Khi người sử dụng lao động hoàn trả cho nhân viên các chi phí công việc, họ sẽ thực hiện theo kế hoạch chịu trách nhiệm hoặc kế hoạch không chịu trách nhiệm. Một kế hoạch chịu trách nhiệm là một kế hoạch trong đó nhân viên cung cấp tài liệu chi phí kịp thời và trả lại bất kỳ khoản bồi hoàn vượt mức nào. Chủ lao động xác minh chi phí có kết nối kinh doanh và giữ lại bản sao của tài liệu. Theo kế hoạch có trách nhiệm, khoản bồi hoàn chi phí không phải là thu nhập. Thay vào đó, đó là khoản bồi hoàn miễn thuế cho nhân viên.
Kiểm tra phát hành theo một kế hoạch có trách nhiệm
Nếu bạn có một kế hoạch có trách nhiệm, các khoản bồi hoàn chi phí không nên được xử lý thông qua bảng lương. Thay vào đó, yêu cầu nhân viên thu thập định kỳ các tài liệu về chi phí và sau đó đưa ra kiểm tra bồi hoàn chi phí. Những khoản thanh toán này phải được ghi nhận là chi phí của công ty. Ví dụ: nếu bạn cắt cho nhân viên một tờ séc hoàn trả số dặm cho $ 50, thì $ 50 đó sẽ được ghi lại dưới dạng chi phí số dặm. Công ty của bạn sẽ có thể xóa các chi phí này trên tờ khai thuế kinh doanh của mình, vì vậy hãy giữ lại các bản sao của biểu mẫu số dặm và biên lai để chứng minh chi phí.
Xử lý bảng lương cho các kế hoạch không có trách nhiệm
Nếu chủ lao động không tuân theo các quy tắc của kế hoạch chịu trách nhiệm, thì đó là hoạt động theo kế hoạch không thể đếm được. Đôi khi một chủ nhân cố tình thực hiện một kế hoạch không thể đếm được để giảm thiểu việc lưu trữ hồ sơ. Ví dụ, một công ty có thể chọn cung cấp cho nhân viên 500 đô la mỗi người để trang trải chi phí thực phẩm và số dặm cho một khóa đào tạo kinh doanh hàng năm và không yêu cầu biên lai. Trong trường hợp này, các khoản bồi hoàn chi phí thực sự được coi là tiền lương và nhân viên sẽ trả thuế cho họ.
Vì đây được coi là tiền lương, nên các khoản bồi hoàn chi phí theo kế hoạch không thể đếm được nên được xử lý thông qua bảng lương. Bằng cách đó, người sử dụng lao động có thể khấu trừ thuế liên bang, tiểu bang và tiền lương. Vào cuối năm, các khoản bồi hoàn chi phí sẽ được báo cáo là tiền lương trong Mẫu W-2 của nhân viên.