Mục lục:
Các nhà thầu, nhà tư vấn và dịch giả tự do phải đối mặt với nhiều thách thức chuyên môn, bao gồm cả việc học cách nắm vững các quy tắc thuế phức tạp. Bồi hoàn chi phí kinh doanh hợp lệ thường không phải chịu thuế cho nhà thầu, giả sử anh ta đáp ứng các quy tắc về kế toán đầy đủ và lưu trữ hồ sơ.
Nhà thầu so với nhân viên
Nhà thầu độc lập khác với nhân viên cho các mục đích thuế. Nói chung, IRS xem xét bên nào cuối cùng có quyền kiểm soát sản phẩm công việc và ai là người ra quyết định để xác định xem ai đó là nhân viên hay nhà thầu, mặc dù IRS có thể xem xét bất kỳ sự kiện và hoàn cảnh liên quan nào. Các nhà thầu nhận được phí thỏa thuận cho các dịch vụ cung cấp cho khách hàng mà không có bất kỳ khoản khấu trừ nào cho các mục đích thuế. Các công ty trả cho nhà thầu độc lập $ 600 trở lên cho các dịch vụ được cung cấp trong năm phải cung cấp cho nhà thầu Mẫu 1099-MISC trước ngày 31 tháng 1 năm sau. Khách hàng có thể hoàn trả cho các nhà thầu chi phí kinh doanh hợp lý, nhưng làm như vậy với khối lượng chi phí lớn cho IRS, một nhà thầu thực sự là một nhân viên cho các mục đích thuế trong Quy định doanh thu 55-144.
Kế toán đầy đủ
Để được hoàn trả cho các chi phí phát sinh thay cho khách hàng, nhà thầu cung cấp một hóa đơn với kế toán đầy đủ cho các chi phí cho khách hàng. Nói chung kế toán đầy đủ bao gồm một danh sách chi tiết chi phí và biên lai nếu khách hàng yêu cầu. Giả sử khách hàng hoàn trả các chi phí kinh doanh hợp lệ, nhà thầu sẽ không báo cáo hoàn trả là thu nhập, và cũng sẽ không khấu trừ các chi phí như chi phí kinh doanh. Khoản bồi hoàn sẽ không được phản ánh trên Mẫu 1099-MISC của nhà thầu.
Kế toán không đầy đủ
Nếu nhà thầu bỏ qua việc cung cấp danh sách chi tiết kinh doanh cho khách hàng, khoản bồi hoàn, nếu được thanh toán, sẽ được tính vào thu nhập cho nhà thầu trên Mẫu 1099-MISC. Giả sử nhà thầu duy trì đủ hồ sơ về các chi phí, anh ta có thể khấu trừ các chi phí trong Biểu C của Mẫu 1040.
Lưu trữ hồ sơ
Người nộp thuế yêu cầu khấu trừ - nhà thầu hoặc người sử dụng lao động - phải chứng minh chi phí kinh doanh. Lưu biên lai hoặc hồ sơ chi tiêu, chẳng hạn như séc bị hủy hoặc sao kê thẻ tín dụng. Ngoài ra, ghi lại các chi tiết của từng chi phí, bao gồm cả mục đích kinh doanh và các bên liên quan - ví dụ như những người tham dự một bữa ăn. Cũng ghi lại ngày chi phí; trong đó chi phí phát sinh, bao gồm cả địa điểm và thành phố nếu đó là chi phí đi lại; và một danh sách cụ thể hóa của từng chi phí.
Nhà thầu phụ
Đôi khi, các nhà thầu độc lập thuê các nhà thầu phụ để hoàn thành một số cam kết nhất định có thể được phân loại là nhân viên hoặc nhà thầu cho các mục đích thuế. Trong những trường hợp này, các nhà thầu ban đầu trở thành chủ nhân và phải tuân thủ các quy tắc tương tự điều chỉnh việc bồi hoàn chi phí, mặc dù từ một quan điểm khác.